Удостоверяющий центр
Машиночитаемая доверенность (МЧД)
1.1 Получение КЭП руководителя в ФНС
С 1 января 2022 года КЭП руководителя можно получить только в ФНС и у ее доверенных лиц.
Новый сертификат электронной подписи — НЕизвлекаемый и НЕэкспортируемый. Его нельзя скопировать и одновременно использовать на нескольких компьютерах, это сделано для безопасности.
Чтобы получить КЭП руководителя, необходимо подготовить:
1. Паспорт
2. СНИЛС
3. ИНН
4. Токен, на который запишут сертификат
Обратиться за получением КЭП руководитель должен лично в отделение налоговой или в офис доверенного лица. Процедура получения КЭП руководителя может занимать до суток.
1.2 Получение КЭП физического лица на сотрудников
КЭП работника юридического лица, которую раньше применяли сотрудники, можно использовать до 1 сентября 2023 года. Со стороны регуляторов и законодателей ведется работа по пролонгации возможности использования КЭП работника юридического лица до срока завершения действия такого сертификата. Вместе с тем применение МЧД с 01 сентября 2023 года остается обязательным.
Поэтому для продолжения работы с электронными документами всем сотрудникам, имеющим право подписи от юридического лица, необходимо выпустить КЭП физического лица.
Выпустить КЭП физического лица можно в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ), например, в ООО «УЦ ГИС» (УЦ ГИС).
Чтобы выпустить сертификат в УЦ ГИС, понадобится:
2. Оплатить счет
3. Подготовить комплект документов: паспорт, ИНН, СНИЛС
2.1 Выпуск машиночитаемых доверенностей на сотрудников
На данный момент выпустить машиночитаемую доверенность можно следующими способами:
1. Бесплатно на сайте ФНС.
2. На сайте ЕПГУ.
3. На официальном сайте оператора информационной системы, в которую передаются документы.
4. При помощи платных сервисов коммерческих организаций.
Остановимся подробнее на порядке выпуска МЧД на сайте ФНС. На портале данного государственного органа власти имеется специальный реестр доверенностей, который позволяет выпускать, проверять и отзывать МЧД.
Чтобы создать доверенность:
1. Перейдите по ссылке.
2. Выберите тип доверенности.
3. В открывшемся окне укажите дату выдачи и окончания доверенности.
4. Выберите категорию и заполните сведения о доверителе.
5. Выберите категорию и заполните сведения о представителе.
6. Укажите состав полномочий. И нажмите кнопку Просмотр результата.
7. Графическое отображение Доверенности будет иметь вид:
После проверки данных, нажмите кнопку Сформировать XML.
8. Подписание доверенности.
После того, как доверенность загружена на АРМ, ее необходимо подписать.
Подписывать МЧД необходимо электронной подписью руководителя организации или лица, имеющего право действовать от имени ИП/ЮЛ без доверенности. При подписании МЧД подписью другого сотрудника при публикации МЧД в реестре поступит отказ от ФНС.
Подписывать МЧД, отправленную от филиала организации необходимо электронной подписью руководителя головной организации или лица, имеющего право действовать от имени ИП/ЮЛ без доверенности.
МЧД можно подписать в специализированной программе, например, «Litoria Desktop 2». Затем ее необходимо загрузить на сайт ФНС в виде двух файлов: МЧД в формате XML и подпись руководителя в формате SGN, BIN, P7S, SIGN или SIG.
2.2 Загрузка машиночитаемых доверенностей в системы и сервисы
Машиночитаемые доверенности применяются в различных системах и сервисах (государственные информационные системы, электронные торговые площадки, системы операторов электронного документооборота, корпоративные информационные системы), каждая из которых может иметь свои особенности загрузки и использования МЧД и пользовательские интерфейсы. Приведем порядок работы с рядом наиболее распространенных систем и сервисов.
2.2.1 Работа с МЧД в Диадок
Веб-версия
Доверенности в веб-версии сервиса «Диадок» добавляет администратор ящика.
Чтобы добавить доверенность:
1. Откройте список сотрудников в пункте меню «Настройка» → «Сотрудники».
2. Выберите сотрудника и перейдите на вкладку «Сертификаты и доверенности».
3. В блоке «Доверенности сотрудника» нажмите «Выбрать или добавить доверенность».
4. Можно добавить МЧД по номеру. Укажите регистрационный номер доверенности и ИНН организации, которая выпустила МЧД.
5. Другой способ добавить МЧД — загрузить файл доверенности с расширением XML и файл подписи руководителя с расширением SIG.
6. Когда вы добавите МЧД, «Диадок» выполнит поиск доверенности в реестре ФНС и отобразит информацию по ней. Нажмите на кнопку «Добавить».
7. При необходимости после добавления настройте доверенность для использования по умолчанию. Для этого нажмите «Использовать по умолчанию» в карточке доверенности и нажмите «Сохранить».
8. В карточке сотрудника нажмите «Сохранить».
Теперь при подписании сертификатом физического лица сотрудник будет использовать назначенную машиночитаемую доверенность.
Установить доверенность по умолчанию может сам сотрудник. При подписании документа КЭП физлица нажмите на МЧД из списка или добавьте новую. После нажмите «Использовать по умолчанию».
2.2.2 Работа с МЧД в 1С
Перед тем, как загружать и настраивать МЧД в модуле для 1С, необходимо обновить интеграционное решение до актуальной версии. Работа с МЧД доступна в модуле «Универсальный», начиная с версии 4.14.
Чтобы добавить доверенность:
1. Нажмите кнопку «Настройки» и выберите «Доверенности».
2. Выберите организацию. Откроется окно со списком доверенностей.
3. Нажмите «Добавить доверенность».
Можно добавить МЧД по номеру. Укажите регистрационный номер доверенности и ИНН организации, которая выпустила МЧД
Второй способ добавить МЧД — загрузить файл доверенности с расширением XML и файл подписи руководителя с расширением SIG.
Чтобы назначить доверенность по умолчанию в модуле, выполните следующие шаги. Если при работе с документами организации нужно прикладывать одну и ту же доверенность, отметьте ее в настройках.
Войдите в сервис по сертификату физлица. В настройках появится раздел «Доверенности».
Нажмите на раздел «Доверенности» и выберите организацию. Откроется окно со списком доверенностей.
Чтобы доверенность подставлялась автоматически при обработке документов, выберите доверенность и нажмите «Назначить по умолчанию».