Модуль конфиденциального документооборота (Модуль КД) представляет собой программное обеспечение, разработанное для функционирования в среде интегрированной платформы для создания приложений Directum RX.

Модуль КД зарегистрирован в реестре российского программного обеспечения

Модуль КД предназначен для повышения эффективности работы организации за счет комплексной автоматизации процессов
документооборота. Он обеспечивает цифровую обработку (создание, согласование, регистрацию, отправку, исполнение, учет, оперативное хранение и маршрутизацию) документов, содержащих информацию ограниченного доступа, что позволяет: повысить оперативность работы пользователей; снизить затраты, связанные документооборотом на бумажных носителях; а также снизить риски ошибок в работе, вызванных человеческим фактором.

Формуляр Скачать: PDF 394.3 КБ

Руководство пользователя Скачать: PDF 968.5 КБ

Руководство администратора Скачать: PDF 3.8 МБ

Листовка Модуль КД Скачать: JPG 1.7 МБ

Проблема

Доступ к документам, содержащим конфиденциальную информацию, трудно контролировать как в бумажном, так и в электронном виде.

Нужно соблюдать множество требований по обработке конфиденциальных документов, что отнимает время при росте объемов такой информации.

Поиск и выемка документов могут затягиваться.

Трудно доводить конфиденциальную информацию до ответственных и выдавать поручения, особенно при территориально распределенной структуре организации.

Решение

Использовать специализированное решение «Конфиденциальное делопроизводство»:

• свести к нулю риск потери конфиденциальных данных;
• быстро и прозрачно для службы безопасности разграничивать и администрировать доступ к конфиденциальным документам;
• в разы ускорить обработку, маршрутизацию, поиск и передачу ответственным закрытой информации;
• в несколько кликов и в нужных формах выгружать отчеты по конфиденциальным документам.

Возможности решения

Нормативными документами установлено несколько видов конфиденциальной информации, на предприятиях распространены:

• коммерческая тайна (КТ);
• служебная тайна (ДСП);
• секрет производства (ноу-хау).

Решение «Конфиденциальное делопроизводство» разработано для эффективного управления такой информацией в цифровом виде.

Для защиты конфиденциальных документов от несанкционированного доступа используется несколько инструментов.

Роли пользователей

Разные уровни доступа к конфиденциальной информации регулируются с помощью ролей:

1. Администраторы модуля КД имеют полный доступ к справочникам и документам решения;
2. Участники КД могут создавать в решении документы и устанавливать гриф конфиденциальности;
3. Аудиторы КД могут просматривать все справочники и документы решения;
4. Ответственные за печать КД могут просматривать все справочники, читать, экспортировать и распечатывать документы решения.

Гриф конфиденциальности

В карточке документа есть поле «Окно конфиденциальности», которое становится доступным для заполнения после указания информации в обязательных полях, добавления версии и сохранения документа.

После проставления грифа конфиденциальности в «Окне конфиденциальности» и указания информации, составляющей КТ и КИ, доступ на документ будет ограничен согласно настройкам.

  Конфиденциальный документ в процессе жизненного цикла может поменять вид конфиденциальности (с коммерческой тайны на конфиденциальную информацию, персональные данные) или перестать быть конфиденциальным. Гриф конфиденциальности можно поменять или снять в карточке документа.





  «История установки/снятия грифа» позволяет получать информацию об изменениях конфиденциальности.





Для удобства и предупреждения пользователя при работе с различными видами конфиденциальных документов в решении можно настроить подсветку полей при установке грифа конфиденциальности.

При настройке прав гриф конфиденциальности автоматически проверяется, после чего специальная функция предоставляет пользователю доступ к документу КД, если соблюдены условия:

• пользователь входит в роли «Администраторы КД», «Аудиторы КД», «Ответственные за печать КД», «Участники КД»
• доступ пользователя настроен в справочнике «Доступ КТ и КИ». Если настройка существует, должность и подразделение пользователя соответствуют, то ему предоставляется доступ.

Если грифа у документа нет, доступ этими критериями не регламентируется.

Типы карточек конфиденциальных документов

В решении можно работать с различными типами документов, дополнительные можно настроить в рамках проекта внедрения. Пользователь, имеющий соответствующий доступ, при создании конфиденциального документа может выбрать необходимый тип КД.

Мониторинг действий и водяные знаки

С помощью мониторинга можно выявлять и предотвращать несанкционированные действия со стороны пользователей. Функция помогает отслеживать разные виды действий по конкретному конфиденциальному документу.

Водяные знаки используются в качестве защиты информации от нежелательного копирования и изменений.

Дисклеймер при открытии документа с типом КД

Предупреждение пользователя помогает предотвратить случайный несанкционированный доступ к содержанию документа для третьих лиц.

Динамика объема конфиденциального делопроизводства

Для верхнеуровневой оценки документооборота по конфиденциальной информации в решении можно сформировать отчет:

Решение зарегистрировано в Реестре российского программного обеспечения. 

Запись в реестре от 21.04.2023 № 17406.

Возможности платформы Directum RX по защите информации

Для защиты от несанкционированного доступа со стороны сотрудников, администраторов, разработчиков и даже злоумышленников можно зашифровать документы и включить строгий доступ:

Шифрование и строгий доступ можно использовать как по отдельности, так и вместе, чтобы обеспечить высокую степень защиты данных. При включенном совместном режиме содержимое документов хранится в зашифрованном виде на стороне серверной части, а внутри системы доступ к документу и настройка прав доступа ограничены. Типы документов, для которых доступны дополнительные меры защиты, определяет администратор.

При использовании решения «Конфиденциальное делопроизводство» правами доступа к конфиденциальным документам можно управлять в рамках возможностей решения, а шифровать документы — с помощью возможностей платформы Directum RX.

Оставить заявку на получение дополнительной информации о продукте